หมายเหตุ อันนี้โพสต์บ่น

ผมอยากจะขอร้องเ...

หมายเหตุ อันนี้โพสต์บ่น

ผมอยากจะขอร้องเหล่าผู้บริหารกิจการหน่อยได้ไหมครับว่า

อย่าเอาเด็กใหม่ที่ไม่เคยผ่านงานอะไรเลย
มารับหน้าที่ "ผู้ประสานงาน"
แบบมอบหน้าที่ให้เขาเต็มๆได้ไหมครับ?

อธิบาย

--------------------------------------------

ผมคิดว่าคนที่ทำงาน Freelance คงจะเคยเจอกันบ่อยๆนะครับว่า

มันจะมีผู้จ้างที่ให้คนใหม่
-- แบบใหม่เอี่ยมไม่เคยผ่านงานมาก่อน --
มารับหน้าที่ ผู้ประสานงาน
เพื่อให้เขาได้เรียนรู้งานระดับล่าง

แล้วบางที่นี่ให้รับแบบคนเดียว
โดยไม่มีพนักงานอาวุโสกว่ามาคุมเลย

ซึ่งผมก็อยากจะบอกนะครับว่า ......... คุณจะบ้าเหรอ?

หน้าที่ผู้ประสานงาน หรือ Project Coordinator
นี่เป็นงานระดับน้องๆผู้จัดการ

คือคนที่เป็นได้นี่ต้องมีความรู้ลึกในโปรเจ็คพอตัว
และมีความสามารถในการแก้ปัญหาในระดับหนึ่ง

แล้ว "การประสานงาน" นะ
มันไม่ใช่เรื่องแค่ว่า
มาทำหน้าที่ตัวกลางรับส่งเมล์แล้วก็จบนะครับ

------------------------

สมมุติว่าบริษัทของคุณเป็นตัวกลางคุมโปรเจ็ค
คุณมีลูกค้า และคุณต้องจ้าง Freelance คนนอกมาช่วยงาน

มันจะมีปัญหาหลักๆดังต่อไปนี้

---- ฝั่งลูกค้า

- ไม่เข้าใจปัญหาเรื่องกระบวนการ
และขอบเขตของผลงานในระดับต้นทุนที่ตัวเองสามารถจ่ายได้

- ทางฝั่งลูกค้าเตรียมงานฝั่งตัวเองไม่พร้อม

---- ฝั่ง Freelance

- Freelance ไม่เข้าใจขอบเขตของผลงาน
หรือจุดประสงค์ของผู้ว่าจ้าง

- Freelance ขาดความสะดวกหรืออะไรก็ตาม
ที่จำเป็นต่อการสร้างผลงาน
ให้มีคุณภาพในระดับที่ผู้ว่าจ้างประสงค์

-----------

มันจึงเป็นหน้าที่ของผู้ประสานงาน
ที่จะต้องทำสิ่งต่อไปนี้

- อธิบายเรื่องกระบวนการและต้นทุนให้ฝั่งลูกค้าเข้าใจ
- ชี้แจงให้ฝั่งลูกค้าเข้าใจว่าต้องเตรียมอะไร
- อธิบาย Freelance ให้ชัดเจนว่าลูกค้าต้องการอะไร
- อำนวยความสะดวก ให้ Freelance สามารถเข้าถึงปัจจัยต่างๆ
ที่จำเป็นสำหรับการสร้างผลงานที่ลูกค้าพึงประสงค์ได้

ถ้าสิ่งเหล่านี้ไม่ถูกดำเนินการ มันก็จะเกิดปัญหาเหล่านี้

- โปรเจ็คล่ม คุมต้นทุนไม่อยู่ ทุนหมดก่อน หรือไม่พอตั้งแต่แรก
- ลูกค้าเตรียมของล่วงหน้าไม่ทัน จนโปรเจ็คล่าช้า
- Freelance ทำงานอะไรมาก็ไม่รู้ แล้วต้องเอาไปแก้ใหม่เกือบหมด
เสียทั้งเงินและเวลา **ของทุกคน**
- Freelance ไม่สามารถทำงานให้มีคุณภาพในระดับที่ลูกค้าพึงพอใจได้
เพราะไม่สามารถเข้าถึงปัจจัยที่จำเป็น

--------------------

ซึ่ง สิ่งที่ผมพูดไปทั้งหมดนะครับ
หลายๆคนอาจจะคิดว่า มันเป็นเรื่อง Common Sense ไม่ใช่เหรอ

........ ใช่ครับ ...... มันเป็นเรื่อง Common Sense

.................. ที่ "ผู้ประสานงาน" จำนวนไม่น้อยดันไม่รู้กัน

เช่น

ไม่รู้ศัพท์เทคนิคหรืออะไรเกี่ยวกับตัวงานเลย
เลยตัดสินใจไม่อธิบาย
ทั้งลูกค้า ทั้ง Freelance ทั้งฝ่ายผู้จัดการเอง
ก็ไม่รู้มันมีปัญหาอะไรยังไงตรงไหนมั่ง

ปริมาตรงานที่คนปกติใช้เวลา 5 วันทำ
แต่ดันมอบงานมาคืนก่อนวันส่งงาน
เพราะไม่รู้ว่างานนั้นต้องใช้เวลาทำขนาดไหน
ทั้งๆที่ถามทั้งสองฝ่ายก่อนก็รู้แล้ว

นัดเวลาเอาไว้ว่าให้มารับงานวันนี้เวลานี้
เสร็จแล้วมอบงานมาไม่ได้ เพราะไม่ได้พูดกับลูกค้าให้รู้เรื่อง
เสร็จแล้วมาบอกให้เราไปทำงานอื่นก่อนละกัน

............... และอื่นๆ

----------------------

โดยเฉพาะอย่างยิ่งนะครับ

สมมุติว่างานที่จ้างมาเป็นงานชิ้นใหญ่มากๆ
Freelance ที่เขารับงาน
เขาจะต้องจัดบริหารเวลามาเพื่อรับงานนั้น

ซึ่งเพื่อการนี้ **เขาจะต้องทิ้งงานอื่นไป**
อันเป็นเหตุทำให้เขาต้องสูญเสียรายได้อันพึงมีไป

คนที่ทำหน้าที่ประสานงาน
จึงต้องจัดการเรื่องตารางเวลา
และเตือนผู้ว่าจ้างด้วยว่า
ขอให้เตรียมของให้พร้อมก่อนที่เราจะจ้างทีมงาน

<<==
ซึ่งในจุดนี้ หลายๆคนอาจจะคิดว่าตัวเองเป็นฝ่ายจ้าง Freelance
จะต้องมาแคร์ทำไม
ก็ปล่อยให้เขารอไปสิ

...... แต่ ....... มันเป็นเครดิตเสียทิ้งเอาไว้ครับว่า
คุณเป็นกิจการที่ไม่แฟร์
ไม่สนผลประโยชน์ของฝ่าย Freelance

แล้วมันจะเป็นปัญหาเรื้อรังกับการจ้างงานในอนาคต
โดยเฉพาะกับกลุ่ม Freelance ที่มีเครือข่ายกับคนในวงการเดียวกัน

---------------------------

ในทางกลับกัน

สมมุตินะครับว่า คุณให้คนที่ทำหน้าที่นี้เป็นมาจัดการ

นอกจากการสื่อสารที่ราบรื่นแล้ว
เขายังสามารถ Coordinate เรื่องปัจจัยต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ

**จนสามารถลดต้นทุนได้**

เพราะคนที่เป็น Freelance ไม่ต้องมาเร่งงานฉุกละหุก
จนต้องคิดเรทแพงสองเท่า

แล้วถ้าเขาเป็นคนที่รู้เรื่องกระบวนการด้วย
เขาสามารถชี้แจงทุกฝั่งได้ด้วยว่า
ควรจะมีการแก้ไขอะไรยังไง
ในระดับที่แต่ละฝ่ายเองก็อาจไม่ได้คาดคิดมาก่อน

ลูกค้าแฮ็ปปี้ที่ได้งานตรงเวลาในคุณภาพที่เหมาะสม
Freelance ก็แฮ็ปปี้ที่ทำงานดีได้โดยไม่ต้องมาเร่ง
ทางคุณเองก็แฮ็ปปี้ ที่มีส่วนแบ่งเงินทอนเพิ่มขึ้น

ให้มันวินๆกันได้ทุกฝ่ายครับ

------------------

ซึ่ง ....... สมมุติว่าคุณจะต้องให้เด็กใหม่รับงานนี้จริงๆนะ

....... อย่างน้อยสอนให้เขา CC
หรือ Reply All ไปที่เมล์ผู้จัดการด้วยได้ไหมครับ

ผู้จัดการจะได้รู้ว่ามีการติดต่ออะไรเกิดขึ้นกันมั่ง

ถ้ามันมีปัญหาอะไรจริงๆขึ้นมา
แบบเจ้าตัวไม่รู้ตัวว่าสร้างปัญหาทิ้งไว้

ผู้จัดการจะได้ต่อกรกับปัญหาได้
โดยไม่ต้องมารอให้เขารายงานบอก

........ เพราะพวกเขาไม่รู้ตัว
พวกเขาถึงได้ไม่มาบอกกันหรอกครับ

---------------------

และอีกอย่างที่อยากจะบ่นจริงๆเลยคือ

ช่วยหยุดคนจำพวก "เดี๋ยวติดต่อกันทาง LINE" ด้วยนะครับ

........... เรื่อง LINE นี่ผมเคยบ่นไปก่อนหน้านี้แล้วรอบนึง
จะไม่มาอธิบายใหม่ว่า
ทำไมคุณถึงไม่ควรใช้มันในการติดต่องาน

แต่ช่วยรู้กันด้วยนะครับว่า
**มันไม่ใช่ทุกคนที่ใช้ LINE กัน**

คือถ้าคุณใช้ LINE ประสานงานกันจริงๆนะ
อย่างน้อยช่วยถามก่อนด้วยครับว่า "คุณใช้ LINE หรือเปล่า?"

ไม่ใช่ว่าอยู่ๆก็มาคิดว่าทุกคนใช้กันอยู่แล้ว
แล้วบอกให้ติดต่อกันทาง LINE เลย

แล้วถ้าคุณยืนกรานว่าจะต้องใช้จริงๆ
ก็ช่วยบอกเขาด้วยครับว่าจะติดต่ออะไรกันเมื่อไหร่

...... เขาจะได้เปิดมันเอาไว้ในช่วงเวลาที่กำหนด

เพราะ LINE นะ ........ มันเป็นอภิมหาตัวป่วนเวลาคนทำงาน

ต่อให้เขาใช้ LINE
มันก็ไม่ใช่ทุกคนที่จะเปิดเอาไว้ตลอดเวลา

โดยเฉพาะกับคนที่ต้องใช้สมาธิเป็นอย่างมาก
ในสายงานของตัวเองครับ

---